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テレビ会議をはじめてみよう! ~テレビ会議導入成功の秘訣とは?~

Column

テレビ会議システムを利用した映像コミュニケーションが本格的に企業に導入されるようになって20年ほどとなりますが、「新規に導入したい」というご相談も少なくありません。また、せっかく導入したのに思ったほど利用率があがらず、ホコリを被っている・・という残念なケースをお聞きすることも。
今回はあらためてテレビ会議導入のメリットを考え、お客様の業務効率アップ、そして働き方改革にテレビ会議を存分に活かしていただくために、導入のポイントをご紹介いたします。


テレビ会議導入のメリット ~映像が変える働き方

①コスト削減

「テレビ会議」と聞いてまずはじめに浮かぶメリットは、やはり『コスト削減』というキーワードではないでしょうか?移動せずに日々の会議を実施できることで、交通費や宿泊費等の経費を大幅に削減できることは、多くの企業様にとってテレビ会議導入の重要なメリットの一つになります。


②時間の創出

移動には交通費だけではなく、時間もかかります。本社に全国から社員が集まる大きな会議や研修になると、前日から移動してまる2日間がつぶれてしまうことも。テレビ会議で会議や研修を実施すれば、直前まで別の業務に集中し、会議終了後即座に必要な業務に戻ることが可能です。移動の時間を削減するだけでなく、業務効率化、会議の結論を受けた上での次のアクションも迅速となり、仕事がスピードアップします。


③機会の創出

①のコストと②の時間の関係で、本来は出席したい会議や研修に一部の人しか参加できないこともあるでしょう。テレビ会議で実施すれば、これまで機会の限られていた多くの方が必要な会議に出席できたり、著名な講師を招いた研修を全国にいる社員が同じレベルで受講することも可能となります。


④BCP対策

自然災害はもちろんのこと、パンデミックやテロ等による移動/渡航制限は予測できずに突然発生するものです。緊急時にも業務継続を行うためには様々なコミュニケーション手段を日頃から用意しておくことが大切です。緊急対策室にテレビ会議を設置して各地とリアルタイムにコミュニケーションを行う環境を多くのお客様が既に導入されています。


「利用が増えない・・・」 テレビ会議導入のよくある失敗例

通いのベンダー数社に声をかけテレビ会議を導入したものの、「なかなか利用が伸びない」「マイクやカメラの故障で利用者からクレームが・・」「企業合併して一つの会社になったが利用しているシステムが異なるために接続できない。」「予想以上に利用が増えてしまい、せっかく購入した設備を買いなおすことに・・・」などお悩みのご担当者様も少なくないと思います。ここでよくお聞きする失敗例を見てみましょう。


・保守/サポートに契約していない

コストを重視した際に削られやすいポイントが保守や運用サポートです。機器を長いスパンで利用していく以上、故障や不具合は必ず発生します。また、新たな機能やセキュリティ対策としてバージョンアップを行う場合も保守契約に加入していないと対応できない場合もございます。保守契約が無い場合、故障修理が完了するまではテレビ会議の利用ができなくなってしまいます。ましてテレビ会議サーバ類の故障が発生すると、全拠点の会議運営に影響を与えてしまうこともあり、より深刻です。


・コスト重視でインターネット利用

インターネットは全世界を瞬時につなぐ大変便利なネットワークですが、一方でセキュリティや安定性に不安があります。テレビ会議サーバへのセキュリティパッチ適用を怠って不具合を起こしてしまったり、安定しないネットワークで実施することで映像や音声の途切れが頻発するようでは、利用者も不安でテレビ会議を避けてしまうことになります。


・拡張性の無さ

「当初の想定より利用が増加し、同時接続数(一つの会議に接続されるテレビ会議端末数)が足りなくなってしまった。」「想定より利用が少なく縮小できればしたいが償却が終わるまでは買い替えができない」「取引先がSkypeで会議したいと言っているが接続できない」など、拡張性にある程度の幅を持たせずに導入してしまうと、自社の業務環境の変化についていけず、システム全体をいちから見直すようなことも必要になる可能性がございます。

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NTTビズリンクのサービスならこんなに安心!

テレビ会議の導入を成功させるために、NTTビズリンクが大切に考えているポイントをご紹介いたします。

・サポート窓口

テレビ会議を利用する方にとって、「いつでも安心して使える」ことは最も重要です。例えマイク1本の故障だけでも利用者にとっては「使えない!」ことに変わりありません。しっかりとした保守サービスに加入することで、使えない期間を最小化し、可能な限り利用者が会議キャンセルなどしないで済むように対策することは極めて重要なポイントとなります。


また、利用者によっては機器操作が得意でなく、使い方がわからないことで利用を避けてしまうケースも珍しくありません。操作マニュアルの展開も重要ですが、忙しい利用者は必ずそれを読んでくれるわけではありません。かといって導入担当者に質問の電話が絶えずかかってくるようでは他の業務が回って行かないことでしょう。


NTTビズリンクでは、全てのサービスご利用者様からお電話いただける専用のサポート窓口を設けております。テレビ会議のサポートに特化した窓口ですので、トラブルご対応だけでなく、各種機器の操作方法まで細やかにサポートさせていただくことが可能です。全ての利用者様から直接お電話いただけますので、導入担当者や主管部署が社内対応に追われてしまう負担も大幅に軽減できます。


機器の保守契約を同時にいただいてるお客様については、専用サポート窓口での故障切り分け⇒代替機器のご用意⇒現地での交換作業⇒サポート窓口との試験作業までワンストップで手配が可能となり、さらに利便性が向上します。

弊社サポートについて
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お客様ニーズにあわせたネットワーク設計

安定したテレビ会議を支えるネットワーク提供はNTTグループ企業として最も自信を持っていることの一つです。NTTビズリンクが提供する、日本全国をカバーするテレビ会議専用ネットワークにより、比較的安価なフレッツ回線を各拠点に敷設するだけで、手軽にお客様専用のネットワークを導入することが可能です。


また、自社ネットワークの利用帯域に余裕があるお客様であれば、お客様のプライベートネットワークを弊社データセンターに敷設することで、比較的低コストで安定したテレビ会議をサポート窓口付で利用いただくことができます。他にも海外との通信や、取引先との通信をインターネット経由で行いたい場合など、お客様のニーズにあわせたネットワークをご提案することで、ご利用いただく方にとって、また導入ご担当者様にとって、いつでも安心してご利用いただけるテレビ会議システムの構築が可能になるのです。

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将来を見据えた拡張性

オンプレミス利用(機器をお客様でご購入されて構築/ご利用)とサービス利用(NTTビズリンクのようなサービスプロバイダーと契約してご利用)とは、お客様のニーズやご予算等によってご判断が分かれるポイントですが、NTTビズリンクのようなサービス利用型の大きなメリットの一つが、柔軟な拡張性にあります。同時接続数(MCU=多地点接続装置のキャパシティ)、品質(SD=標準画質、HD=高画質)をお客様ニーズに従って柔軟に拡張していくことで、無駄な二重投資を避けることができます。


また、合併等で二社のネットワークに跨る環境構築をしたり、SkypeForBusinessや他Web会議サービスとの相互接続を行ったりと、お客様のビジネス環境の変化に沿った拡張を行うことも可能です。特に複数のメーカー製品を組み合わせての環境構築と安定運用には、相応のノウハウが必要です。


NTTビズリンクはテレビ会議接続サービスで日本シェアNo.1(※)を獲得、20年以上の提供実績を持つマルチベンダー・テレビ会議サービスプロバイダーとして、お客様に最適なテレビ会議環境をご提供させていただきます。

※株式会社シード・プランニング「2016 ビデオ会議/Web会議/音声会議/UC関連製品の最新市場動向」

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安心の映像ソリューションをお客様へ。

タッチパネルでの簡易な使い勝手や、「まるでそこにいるような」臨場感ある映像品質、自動で発話者を追尾するカメラなど、各テレビ会議メーカーが様々な新製品を市場に導入されておられます。NTTビズリンクでもそれら最新の機器を組み合わせ、また時には外部の映像・音響機器などを織り交ぜながらご提案をさせていただいております。

一方で、今回見てきたように、単に機械を買って並べるだけでは、必ずしもお客様のお望みの映像コミュニケーションが実現するわけではありません。

NTTビズリンクでは、各メーカーの機器を揃えたデモルームをご用意しております。メーカー毎の品質や操作性の違いはもとより、ネットワーク帯域による品質の違い、SkypeForBusinessとテレビ会議の相互接続や、タブレット端末/スマートフォンでの接続まで、様々なソリューションをテレビ会議専門のスタッフがご説明させていただきます。機器選定はもちろん、サポートや保守の範囲、ネットワークの選択、お客様専用カスタマイズ対応など、ニーズにあわせた細やかなご提案をさせていただくことにより、より便利に、よりご満足いただける映像ソリューションをお客様と一緒に作り上げています。


これからテレビ会議の導入を検討されているお客様、現在お使いのシステムを更改したいお客様、Web会議の品質に悩まされているお客様、ぜひ一度NTTビズリンクにご連絡ください。

お問い合わせ

0120‐55‐2294